Como convencer sua equipe a fazer o upgrade para Confluence Data Center

4 outubro 2018 | Artigos, Atlassian

O Confluence Data Center foi desenvolvido especificamente para administradores que precisam se preparar para o futuro e encontrar o equilíbrio correto entre crescimento e controle. Após falar com diversos clientes, a Atlassian listou os 5 sinais mais comuns de que é o momento das empresas adotarem o Confluence Data Center.

Mas mesmo que sua empresa esteja pronta, ir do Server para o Data Center pode ser uma grande decisão e pode requerer um dura conversa com as lideranças. Para ajudar a convencê-las com sucesso, a Atlassian trouxe algumas dicas sobre como estruturar um caso de negócio de sucesso e dividir esse processo em 4 passos simples para seguir.

O que considerar quando for montar seu caso

Antes de começar a construir seu caso, é importante fazer a lição de casa. Você deve querer entrar nessa conversa com um bom entendimento de como os outros times da sua empresa podem se beneficiar do Confluence e como seu trabalho pode ser interrompido se o conteúdo hospedado no Confluence não estiver disponível.

Você também precisará construir uma vasta base de suporte em sua companhia. Comece garantindo que você tem o apoio de outras equipes. Uma das formas de conseguir isso é estabelecer embaixadores do Confluence para guiar a promoção e a adoção no future entre os times. Esses embaixadores podem ser usuários, administradores de espaço ou qualquer um que use o Confluence no dia-a-dia do seu trabalho.

Quando você traz seu case de negócio para o seu gerente ou para a equipe de liderança, você deverá entender cada nível de aprovação exigido em sua empresa e o que motive cada pessoa ou equipe. Por exemplo, seu gerente pode priorizar a redução da carga de trabalho pra você e sua equipe para ter mais tempo para outros projetos, enquanto a equipe de liderança pode colocar mais peso no impacto de interrupções na produtividade geral da empresa.

Finalmente, a escolha do momento é crucial. Você deve querer agenda uma reunião com os stakeholders e apresentar seu case de negócio e colocar sua apresentação próximo do ciclo de orçamento da sua empresa. Um exemplo comum é se seu departamento financeiro/que estabelece orçamento/orçamentário, reinicia os orçamentos no dia primeiro de Janeiro, você irá querer ter essa conversa com o time de gerentes ao menos alguns meses adiantado para dar tempo deles considerarem o seu plano de negócio  e o potencial orçamento para investir.

Há 4 passos para desenvolver a apresentação de um case de negócio:

  • Apresentar o contexto
  • Demonstrar crescimento
  • Estabelecer as necessidades das equipes
  • Apresentar uma solução.

Para cada um desses passos, nós vamos revisar algumas informações importantes para incluir e mostrar alguns slides de exemplo de uma companhia fictícia chamada Acme Corporation.

Passo 1: Traga o contexto

O primeiro passo para construir esse case de negócio é se apresentar dar a sua audiência um contexto sobre Confluence. Comece explicando o que o Confluence é e os benefícios para a sua equipe. Você irá abordar como sua empresa usa o Confluence – independentemente de ser pela documentação, bases de conhecimento, uma intranet, colaboração de projetos ou tudo isso.

Depois, você fornecerá o contexto sobre porque seus times estão usando o Confluence. Se sua empresa usava outra solução anteriormente ou está usando o Confluence com outras ferramentas, explique o problema que o Confluence resolve para sua organização. Por exemplo, se sua companhia precisa de uma ferramenta para centralizar a documentação e isso é o motive pelo qual o confluence foi originalmente implementando em sua empresa, você precisará explicar esse uso de caso para o seu público. Você também deve descrever quais as equipes estão usando o Confluence e como seu uso se espalhou por outras equipes.

Passo 2: Demonstre o crescimento

O próximo passo é construir um uso de caso para demonstrar crescimento. Você precisará tornar claro para sua audiência  que o uso do Confluence está crescendo dentro da empresa e que é importante pensar adiante e se planejar para o futuro.

Comece apresentando dados do uso atual. Isso pode incluir a contagem atual de usuários, números de páginas e de espaços do Confluence, pontos de dados que ajudam seu público a entender quantos pessoas usam o Confluence e quanto de trabalho elas realizam no Confluence.

Nesse exemplo, a Atlassian apresentou alguns dados da página de informações do sistema do Confluence.

Se você não tem acesso a esses dados, converse com seu Administrador do Confluence (normalmente a pessoa que gerencia sua instância do Confluence) para ajuda. Se eles estiverem indisponíveis, você pode também usar números como: números de times no Confluence, número de aplicações integradas com o Confluence.

Passo 3: Contemple as necessidades da sua equipe

Após você estabelecer seu crescimento, você discutirá as necessidades da sua equipe. Por exemplo, se sua companhia precisa de alta disponibilidade para o Confluence, realizar o Upgrade para data center é unanimidade e você precisará aceitar isso.  Você também pode usar 5 sinais de que sua empresa está pronta para o Confluence Data Center que a Atlassian identificou. Aqui, eles apresentam eles como considerações principais para uma audiência fictícia nas Corporações ACME.

Então, você irá abordar o crescimento que sua companhia experienciou e irá enfrentar no futuro, e você precisará concluir essa seção demonstrando o risco de não atualizá-lo. Uma forma de fazer isso é quantificar esse risco e calcular o custo de uma potencial interrupção.

Aqui está um exemplo fictício: Para 6 mil usuário, em uma média conhecida do salário dos trabalhadores, eles calcularam como se o ganha annual fosse 45 mil dólares, ou aproximadamente 22 dólares por hora – uma única interrupção de 2 horas pode custar 260mil dólares de produtividade perde enquanto esses trabalhadores não podem acessar o Confluence.

Faça esse cálculo ou algo similar para sua companhia para conectar ou upgrade do Confluence Server para Data Center ao resultado da sua empresa.

Enquanto fazer o upgrade para o Data Center traz mais custos de antemão, esses números mostram que sua empresa economizará dinheiro no longo prazo.

Passo 4: Apresente a solução

Costure sua apresentação destacando os benefícios principais do Confluence Data Center e como el epode ajudar sua empresa. Então, como fizemos anteriormente, forneça uma linha de tempo recomendada para implementação e outras reuniões que precisem acontecer antes da sua empresa poder atualizar para o Confluence Data Center.

Está pronto para construir o seu case de negócio?

Entre em contato conosco e vamos te auxiliar nessa jornada!

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