Centralização de processos: como as ferramentas Atlassian auxiliam equipes distribuídas

22 fevereiro 2016 | Artigos

Organizações globais que trabalham com times distribuídos e uma diversidade de soluções dentro da área de TI podem enfrentar desafios se as ferramentas não funcionarem de forma integrada. Se as informações não estiverem disponíveis e acessíveis de forma fácil e clara, podem ocorrer dificuldades em controlar e rastrear os projetos e atividades executados dentro da empresa. Uma variedade de soluções no departamento de TI pode trazer mais caos do que sinergia para a equipe. Quando elas não funcionam de forma harmoniosa podem acarretar em falta de informação para o processo de tomada de decisão.

Uma das maiores líderes em varejo do mundo, presente em mais de 20 países, tinha a ambiciosa missão de entregar uma experiência única de compra aos consumidores, tanto em suas lojas físicas como virtuais: gerenciando e entregando projetos de TI, desenvolvimento e solicitações dos usuários de uma forma ágil e aprimorada. Nesse ponto a expertise da e-Core entrou em cena para ajudar esse parceiro a aumentar a produtividade de seu departamento de TI e, em adição, centralizar seus processos de TI em uma única plataforma com controle e automação de SLAs para as necessidades de suas Centrais de Serviço.

A implementação das soluções coincidiu com o uso das metodologias ágeis e das melhorias de processo que estavam sendo introduzidas na empresa.

Soluções e Ferramentas Atlassian

Com o auxílio da e-Core a empresa fez a migração de diversas ferramentas como HPSM, HP PPM, Microsoft ALM, Microsoft Share point, para uma solução única usando as ferramentas Atlassian de forma integrada, propondo um único ponto de administração.

Nosso time começou o projeto pela implementação de fluxos de trabalho do JIRA para rastrear os projetos e as tarefas e também uma melhoria no processo de gerenciamento das mudanças utilizando o JIRA e o Confluence, permitindo melhorias na visibilidade e no acompanhamento das mudanças planejadas e executadas em múltiplos sistemas. Adicionalmente, com a criação de fluxos de aprovação e esquemas de notificação, as mudanças foram executadas de maneira mais rápida que o usual envolvendo as pessoas certas nos momentos certos.

A e-Core ajudou a implementar quadros Scrum e Kanban e configurar fluxos de trabalho simplificados para a empresa alcançar um desenvolvimento ágil de softwares. A companhia estava passando por um processo de transição para os métodos ágeis e as ferramentas Atlassian auxiliam na implantação do conceitos e tornam os times mais produtivos. Utilizando ferramentas para os relatórios dos times e add-ons de garantia de software como SuiTest (add-on de gerenciamento de testes), foi possível aos times maior potencial de aumentar a qualidade de software, o que era importante para o cliente.

Para facilitar a comunicação entre equipes de diferentes escritórios, o Confluence foi usado para criar um repositório único de informação acessível para os colaboradores. Agora a ferramenta é utilizada para a comunicação interna, base de conhecimentos para a TI, acompanhamento de mudanças em recursos como templates de aprovação e documentação, notas de lançamento e documentação técnica e acaba atuando como uma uma ferramenta estratégica para gestão de informações relevantes.

A implantação do JIRA Service Desk possibilita o controle de SLAs e uma melhora na qualidade do serviço através de respostas rápidas aos clientes e automações dependendo das regras estabelecidas, tudo isso unificado e integrado a plataforma. A experiência do cliente pode ser monitorada no final da solicitação com pesquisas e será implementada num futuro próximo. A ferramenta de Service Desk permite maior visibilidade dos prazos estabelecidos, tanto para o usuário final como para os responsáveis pela entrega de serviços internos, fornecedores e contratantes. Também implementamos um mecanismo que faz com que o cliente possa fazer a gestão dos ativos empresariais utilizando o Insight ( Add-on de Gestão de Ativos) que traz o CMDB (Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração) funcionalidade necessária para o ITSM( Soluções de Gerenciamento dos Serviços de TI) com JIRA e Confluence em adição a estruturas avançadas de dados para gerenciar as propriedades dos usuários, campos customizáveis e automação de regras (aprovação, acesso, tarefas, etc) durante a execução do fluxo de trabalho.

Em adição a melhoria das operações de atendimento ao cliente, o JIRA Service Desk permite a criação de um catálogo simplificado de serviços que se apresenta com uma interface amigável para o usuário. Com portais configurados para um uso fácil e simples da interface integrada entre JIRA e Confluence, o cliente agora está construindo uma base de conhecimento conectada com o portal, permitindo que os usuários busquem e acessem as informações e respostas por si mesmos.

Resultados

  1. Melhor gerenciamento das soluções de TI – Através de uma solução única, utilizando o JIRA para gestão dos projetos, o controle e o gerenciamento dos processos de TI foram atualizados em uma única ferramenta, permitindo que tudo ficasse conectado a mesma interface. A usabilidade para o usuário final melhora, com uma plataforma que centraliza os processos. Agora, podem ser monitorados e acompanhados, facilitando processos de auditoria, ajudando a evitar problemas de segurança e mantendo o rastreamento de mudanças executadas  no trabalho, tanto nos documentos quanto nos códigos e status dos projetos.
  2. Fácil transição para as metodologias Ágeis – Com a implementação das Ferramentas Atlassian que foram criadas para fortalecerem o ambiente  de desenvolvimento Ágil, nossos parceiros conseguiram criar melhores fluxos e processos de trabalho para os times abraçarem as metodologias ágeis, com entregas mais rápidas e uma redução no ciclo de feedback.
  3. Flexibilidade para mudanças – Com as soluções implementadas pela e-Core, foi possível a criação de um processo de mudanças personalizado, controlado e aderente com a proposta que a empresa pretendia adotar, com a customização das soluções e a flexibilidade necessária para uma rápida resposta a mudanças. O ecossistema Atlassian, além de ser usado de forma integrada, traz plug-ins que podem substituir outras ferramentas e gerar redução de custos e aumento de produtividade.
  4. Aumento de produtividade com ferramentas de colaboração – Ao adicionar o Confluence às ferramentas utilizadas pela equipe, os colaboradores de todos escritórios espalhados pelo mundo podem colaborar, editar, atualizar e compartilhar documentos, estratégias e muito, muito mais. Independente de estarem trabalhando juntos em uma documentação técnica ou em checklists de processos, ou criando artigos para a base de conhecimento para auxiliar usuários do Service Desk, esse novo espaço centralizado permite aos times criar e trabalhar juntos em informações relevantes de maneira mais fácil e rápida.

As soluções Atlassian e a experiência com gerenciamento ágil de projeto, fornecidos pela e-Core, permitiram à empresa utilizar ferramentas que têm longevidade com as práticas ágeis sendo adotada pela empresa. Os resultados são ferramentas e processos que podem aumentar o ROI e a satisfação de colaboradores e clientes.

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