Gerenciamento de Portfólio de Projetos com BigPicture para JIRA

27 dezembro 2016 | Atlassian

Conforme já abordamos no conteúdo anterior sobre gerenciamento de portfólio, com o crescimento das empresas e com o volume dos projetos, é necessário expandir as potencialidades do JIRA.

Algumas empresas enfrentam problemas como:

  • Falta de visibilidade do status de cada projeto e iniciativa.
  • Aprovação de mais projetos do que os recursos conseguem atender.
  • Stakeholders não tem visão gerencial de longo prazo dos múltiplos projetos que estão em desenvolvimento.
  • Diferentes metodologias adotadas na empresa.
  • Implementação de metodologia SAFe (Scaled Agile Framework).
  • Ferramenta de PPM não está integrada a outros processos da empresa.

Vamos explicar como o plugin BigPicture pode ajudá-lo com o gerenciamento do portfólio de projetos dentro do JIRA e como ele pode atender suas demandas.

BigPicture

O BigPicture apresenta uma estrutura robusta, mas ainda assim de fácil utilização. A ferramenta teve um redesenho de interface em sua versão 6.0 que a tornou mais rápida e intuitiva.

Uma das vantagens desse plugin para o JIRA é sua ótima aderência a abordagens mais tradicionais de gerenciamento de projetos, não apenas a times ágeis e suas releases.

Você pode configurar filtros e outras coisas buscando ter sempre a visão detalhada do que você precisa.  É possível parametrizar os níveis de permissionamento da ferramenta, definindo quem tem acesso às diferentes etapas e recursos do planejamento.

BigPicture: Uma ferramenta de gerenciamento focada em Gantt

Para começar o planejamento é preciso criar um novo programa ou importar um projeto ou filtro existente do JIRA.

Você gosta de trabalhar com gráficos Gantt? A Software Plant utiliza o mesmo gráfico da sua ferramenta BigGantt, um dos add-ons mais populares do marketplace da Atlassian para implementar esses gráficos.

Um destaque no uso do plugin BigPicture é sua flexibilidade, o que possibilita a customização da visualização hierárquica das issues e também a exibição das colunas para melhor atender suas necessidades. Os gerentes podem usar filtros rápidos para selecionar quais os dados eles querem analisar ou exibir para os stakeholders.

A solução também traz a facilidade de colocar marcadores personalizados e destacar datas importantes no gráfico. Os campos numéricos podem ser exibidos de diferentes formas e são hierarquicamente somados, ou seja, você pode visualizar o somatório das issues filhas dentro da issue pai. Pelo gráfico, também é possível adicionar tarefas predecessoras e identificar as dependências, o que se reflete diretamente nos links das issues do JIRA.

Quando se quer realizar uma alteração no planejamento, ao arrastar o tempo da tarefa, ampliando seu prazo, ela é automaticamente atualizada no campo das issues do JIRA e no  gráfico de Gantt. Outra possibilidade é analisar o progresso dos projetos.

Ao definir suas datas de baseline, você pode cruzar o prazo inicial previsto com a data em que a atividade realmente foi realizada. A linha de tempo anterior é apresentada no gráfico, o que permite comparar o que foi previsto e o que foi efetivamente atingido.

Matriz de risco: Prevenção e transparência em seu planejamento

Muitos gerentes reclamam de não ter acesso rápido aos fatores que podem apresentar maiores riscos em seu planejamento. Além de enfrentarem dificuldade para apresentar essas informações aos stakeholders, o processo de criar fluxos de trabalho para mitigar suas ocorrências também fica prejudicado.

Com a matriz de riscos, os gerentes estão cientes dos desafios, podem programar com antecedência como evitá-los e liderar os esforços alinhando as decisões estratégicas com os objetivos do negócio. Uma de suas vantagens é que você cria suas issues diretamente nas células da matriz, o que permite adicionar novas atividades e modificar seus status.

A matriz de risco traz como padrão dois campos: Probabilidade x Impacto. Você pode customizar esses campos com outros parâmetros. Eles são determinados dentro da issues do JIRA. A medida que você altera esses valores dentro da matriz, eles são atualizados automaticamente.

Por exemplo, um dos projetos críticos sofre alteração no escopo e precisa ser implementando em outro ambiente. Você pode arrastar as atividades entre os diferentes espaços e assim você tem uma visão atualizada de como essas variáveis adicionais podem impactar seu resultado. Ao ter visibilidade do que está em risco, fica mais fácil o processo de reorganizar seus recursos para contornar a situação.

Otimizando sua capacidade através do gerenciamento de recursos

E por falar em recursos, imagine que seu Service Delivery Manager precisa organizar os recursos disponíveis para entregar os projetos e agendar as horas dos consultores que irão implementar uma nova solução. Visualizou o cenário? Essa é uma das maneiras que utilizamos o BigPicture na e-Core.

Eles são organizados através das mesmas tarefas que estão visíveis nos outros gráficos, ou seja, ao alterar as datas de projetos no gerenciamento de recursos,  elas são atualizadas diretamente nos outros módulos da solução.

Com o seu módulo de recursos é possível ver o que cada indivíduo tem de carga de trabalho e, se possível, realocá-lo em outro projeto. Assim, o processo de priorização das atividades críticas e dos recursos necessários para sua conclusão ganha visibilidade e velocidade.

A solução permite customizar calendários com férias, feriados e outros dias que não devem ser trabalhados. Em sua versão Enterprise, é possível estipular calendários individuais para cada recurso.

Intake Program

A ferramenta apresenta de uma forma simples quando seus membros estão próximos de atingir a capacidade, se há disponibilidade de carga de trabalho ou se ela já foi ultrapassada. Tudo através de filtros rápidos que permitem definir os intervalos de tempo e customizar as informações necessárias para sua distribuição.

Roadmaps

Se sua companhia está em processo de implementar a metodologia SAFe, o uso dos roadmaps do BigPicture pode ajudá-lo na tarefa de trazer essa metodologia para o JIRA.  Esse módulo permite você distribuir seus recursos por times e sprints, não necessariamente por membros e dias. Seu sistema de cadências facilita o agrupamento das tarefas em etapas do projeto.

Outra vantagem é que é possível customizar as hierarquias entre atividades e etapas, podendo adaptar sua visualização para o que sua empresa necessita. Há uma barra lateral que torna possível arrastar as issues abertas e distribuí-las em diferentes releases.

Além disso, você pode gerenciar dependências de forma rápida, estabelecendo no Roadmap quais atividades estão vinculadas e recalculando o planejamento de forma que, mesmo com as dependências, ele possa ser atingido. Com uma visão global dos diversos projetos cruzados que estão em progresso, suas entregas serão otimizadas.

Você está interessado em implementar os benefícios do BigPicture para gerenciar o portfólio de projetos de sua empresa no JIRA?

Quer conhecer outros plugins para as ferramentas Atlassian, entender como customizá-las e adaptá-las a suas demandas?

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