5 formas de tornar-se um Mestre em planejamento com o Portfolio for JIRA

24 agosto 2016 | Artigos

Mesmo quando seus times são ágeis, ainda há a necessidade de planejar o futuro. Entretanto, pode ser difícil conciliar o dia-a-dia de completar as sprints do time com a pressão adicional de ter que planejar os próximos passos.

Sabendo que o JIRA Software é o local onde os times gerenciam seu trabalho diário, a Atlassian construiu o Portfolio for JIRA especialmente para que os clientes do JIRA possam dar um passo adiante em seu planejamento. Veja como você pode usar o Portfolio for JIRA para combinar o roadmap de produtos com o planejamento de sprints, manter-se informado sobre as dependências, desenvolver as habilidades do seu time e trabalhar com cenários “e se”.

  1.  Mescle o roadmap de produto com o planejamento de sprints

Para atingir as metas do seu negócio, o trabalho diário do time de software precisa estar alinhado com o roadmap de produtos de longo prazo. No entanto, em diversos casos, o roadmap de produtos e o backlog do time são duas listas distintas gerenciadas por diferentes ferramentas que podem até estarem alinhadas no início, mas acabam tomando caminhos divergentes. Muito tempo é gasto nesse vai e volta – Se você faz um planejamento de alto nível, você precisar reconciliar aquilo manualmente com o backlog atual dos times e se o time já fez seu planejamento de Sprint, você precisa atualizar novamente o seu planejamento.

Não seria legal se o roadmap do seu produto estivesse conectado diretamente com o trabalho do seu time no JIRA Software e na atualizado com o backlog do seu time em tempo real? O Portfolio for JIRA conecta-se de forma dinâmica aos quadros da sua equipe, de forma que ele tem todos os dados que precisa para prever um roadmap realista, levando em conta coisas como, rankings, dependências e disponibilidade do time, para que você possa usar o Portfolio for JIRA  para agendar e prever o planejamento do trabalho para você.

Mas afinal, como o Portfolio cria o cronograma?

Uma ótima pergunta! Basicamente: Ordem de prioridade + Estimativas+ Capacidade do time = Cronograma. (em ordem de prioridade, terminar os itens a serem trabalhados o mais rápido possível). Depois, há os lançamentos: Você quer a funcionalidade B na versão 1.0, a funcionalidade C na versão 1.5, e a funcionalidade A onde ela pudesse se encaixar? Nesse caso, a melhor opção é ter a B concluída antes, depois a C, e depois a A como ela não é extremamente necessária. A menos que tenha uma – cuidado – Dependência! Digamos que B, na verdade precisa que a A seja feita anteriormente. Agora, obviamente, a ordem lógica seria A, depois B, depois C. Fácil! A menos que tenha uma data antecipada para o início em algum lugar? Ou que alguém esteja em férias e haja menor capacidade? Ou que a funcionalidade B exige uma habilidade específica para ser realizada, e apenas certas pessoas do time podem ajudar? Todos esses fatores de restrição estarão no cronograma automaticamente, então você não precisa pensar sobre isso manualmente.

Agora que você tem um roadmap de produto realista, como você pode levar isso à próxima reunião de planejamento de sprints? Como o Portfolio for JIRA está conectado de forma dinâmica aos quadros do JIRA, ele automaticamente sugere o que pode se encaixar na próxima Sprint, para que você possa atribuir as questões que foram agendadas no Portfolio for JIRA, diretamente para as sprints do seu time. Isso é um grande ponto para começar o planejamento das sprints com a possibilidade de você depois discutir e refinar com o seu time.

  1. Esteja no controle de suas dependências

Há algumas coisas que um gráfico de burn-up/burn-down simplesmente não consegue considerar – dependências são uma delas. Mesmo se a capacidade e o burn rate estiverem corretos, dependências podem significar que os times estão impedidos de fazerem o trabalho de maior prioridade. Se você vincular as questões a serem resolvidas no JIRA Software, o Portfolio for JIRA pode automaticamente considerar aquelas dependências no cronograma.

Por exemplo, se “a questão A” bloqueia a “questão B” no JIRA, então no Portfolio for JIRA, a questão A será agendada para antes da questão B. Isso significa que seu time estará sempre trabalhando na ordem e tarefa certas, e não será bloqueado pelas dependências. No cronograma do Portfolio for JIRA, questões com dependência tem uma marcação visual ao lado da barra e quando você clica nelas, você pode ver as questões dependentes em destaque. Se você adicionar dependências ou fizer alterações nelas no Portfolio for JIRA, você pode submetê-las de volta para o JIRA como questões vinculadas.

  1. Aproveite ao máximo as habilidades do seu time

Em um time ideal, todos podem fazer tudo, o que torna a etapa de planejamento fácil e flexível (e o mundo não para se um ou mais membros do time estiverem ausentes). Na realidade, isso raramente acontece. Às vezes você precisa considerar quem pode fazer tal tipo de trabalho, a fim de garantir que seus planos sejam precisos e assim evitar gargalos.

No Portfolio for JIRA, você pode definir as habilidades dos membros dos times com o objetivo de refinar o cronograma e torná-lo mais preciso. As aptidões levam em conta as especializações no seu time e se referem as habilidades que os membros devem ter para que possam completar as demandas – por exemplo, quando você está escrevendo uma user story, você pode precisar de um empenho tanto dos responsáveis pelo produto quanto dos designers. Assim que você definir as habilidades no Portfolio for JIRA, você pode dividir as questões a serem resolvidas com base nas habilidades necessárias para que elas sejam completadas e então definir quem tem essas aptidões relevantes. Assim o Portfolio for JIRA pode atribuir os problemas dependendo das habilidades dos membros da equipe, e automaticamente calcular se há capacidade livre de determinadas habilidades ou gargalos onde certas habilidades estejam sendo usadas em excesso.

  1. Trabalhe com cenários “e se”

Na próxima vez que você estiver em uma reunião com as partes interessadas e elas lhe perguntarem? “Por que nós não adicionamos a funcionalidade “X” no escopo do nosso próximo lançamento?” Ou, “Por que nós não podemos entregar o projeto na próxima semana ao invés de no próximo mês?” Você pode desenhar um cenário “e se” diretamente na frente dos envolvidos (adicionando escopo, alterando datas de lançamento, etc) e ver instantaneamente o impacto no plano. O planejamento de cenários “e se” é uma boa forma de se comunicar abertamente com os interessados e pontuar com clareza as mudanças, já que o roadmap mostra, de maneira realista, o que é possível realizar. Como todos os dados no Portfolio for JIRA são conectados ao JIRA Software de forma dinâmica, eles estão sempre atualizados com o trabalho e a capacidade da sua equipe, possibilitando a você tomar decisões baseadas nos últimos dados.

  1. Construa um centro de “auto-informação”

Você está cansado daquelas perguntas: “Qual o plano?” “Como será o acompanhamento?” Ou até mesmo de mandar atualização de status para as pessoas? Agora você pode ter uma única verdade para que todos possam estar de acordo. A seção de relatórios do Portfolio for JIRA consiste em vários relatórios que podem fornecer as questões que as pessoas interessadas estão buscando, desde relatórios que mostram o progresso em áreas estratégicas, à um acumulado de todos os lançamentos e um cronograma mostrando as datas previstas para lançamentos.

Não há mais a necessidade de exportar os dados manualmente para criar atualizações de progresso e status para as reuniões – basta pedir para os interessados olharem no plano do portfolio! Ahhh… e se você também não quiser que eles baguncem seu planejamento, você pode configurar suas permissões no Portfolio for JIRA para que eles entrem apenas no modo de leitura.

Quais os relatórios disponíveis no Portfolio for JIRA?

Os Relatório de Sprint mostram todas as sprints do plano para cada time, as questões atribuídas e o tempo de span.

Os Relatórios Temáticos comparam suas áreas estratégicas alvo com as estimadas e atuais.

Os Relatórios de Lançamento mostram todos os lançamentos de cada projeto incluindo lançamentos entre dois projetos; cruzados. Você verá a data de lançamento, progresso e as questões associadas.

Os Relatórios de Cronograma mostram datas previstas para o lançamento e permitem que você as classifique baseado em projetos, times, e membros do time.

Os Relatório de Capacidade mostram quanto da capacidade potencial do time está sendo usada, incluindo a capacidade disponível, a capacidade planejada e a capacidade usada em cada Sprint.

Os Relatórios de Escopo oferecem uma visão geral de itens de todos os trabalhos, suas estimativas, progressos e datas agendadas para a conclusão.

Se você está preparado para transformar seu planejamento, você pode testar a versão trial do Portfolio for JIRA  ou entrar em contato com nosso time para tirar suas dúvidas sobre os benefícios que esta ferramenta pode trazer para o seu negócio. Conecte seus quadros, projetos ou filtros do JIRA Software, selecionando os lançamentos relevantes, adicionando seus times e confirmando os escopos. E, pronto! Você tem um planejamento de portfolio para apresentar.

Bom planejamento!

Fonte: Atlassian Blog

Texto Original: http://blogs.atlassian.com/2016/07/5-ways-to-become-a-planning-master-with-portfolio-for-jira/ 

Traduzido e Adaptado por: e-Core

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